Protección de datos personales en procesos de reclutamiento digital

Por: Yareli Mayen Chávez 02/12/15

El reclutamiento digital ha revolucionado la forma en que las empresas encuentran talento, pero también ha traído nuevos retos en la protección de datos personales. Desde la publicación de vacantes hasta la gestión de entrevistas virtuales y el almacenamiento de currículums, Recursos Humanos debe garantizar la seguridad y confidencialidad de la información de los candidatos.

¿Por qué es fundamental proteger los datos personales en RH?

• Cumplimiento legal: Evita sanciones y auditorías por incumplimiento de normativas como la Ley Federal de Protección de Datos Personales en México o el GDPR.

• Confianza y reputación: Los empleados y candidatos confían en que su información está segura.

• Reducción de riesgos internos: Minimiza errores humanos, accesos indebidos y ataques externos.

Mejores prácticas y herramientas de Microsoft para la protección de datos personales en RH

1. Seguridad en portales de empleo y manejo de CVs

• SharePoint y OneDrive: Centraliza el almacenamiento de CVs y documentos en repositorios seguros con control de versiones y auditoría de accesos.

• Microsoft Purview: Clasifica y etiqueta la información con niveles de sensibilidad (por ejemplo, “Confidencial RH”) y restringe su descarga o reenvío.

• Data Loss Prevention (DLP): Configura políticas para detectar y bloquear el envío de datos personales fuera de la organización, incluso desde portales de empleo o correos electrónicos.

2. Entrevistas virtuales seguras

• Microsoft Teams: Utiliza videollamadas empresariales con autenticación y cifrado de extremo a extremo.

• Teams y Outlook: Evita compartir enlaces públicos; envía invitaciones personalizadas y protegidas por contraseña.

• Defender for Office 365: Analiza enlaces y archivos adjuntos para detectar intentos de phishing o malware durante el proceso de entrevistas.

3. Prevención de fuga de datos en todo el ciclo de RH

• DLP en Exchange, SharePoint, OneDrive y Teams: Bloquea o advierte si alguien intenta compartir información sensible por correo, chat o almacenamiento en la nube.

• Ejemplo: Si un archivo con información de empleados se adjunta a un correo externo, DLP puede bloquear el envío y notificar al usuario.

4. Control de acceso e identidad

• Entra ID (Azure AD): Implementa autenticación multifactor para acceder a sistemas y documentos de RH.

• Políticas de acceso condicional: Solo dispositivos seguros y ubicaciones autorizadas pueden consultar información sensible.

• Revocación de accesos: Gestiona de manera inmediata los permisos ante bajas o cambios de puesto.

5. Protección contra amenazas avanzadas

• Defender for Office 365: Bloquea enlaces maliciosos que buscan robar credenciales o datos de empleados y candidatos.

• Simulación de ataques: Capacita al equipo de RH en la detección de amenazas mediante simulaciones de phishing.

La protección de datos personales en Recursos Humanos abarca desde el reclutamiento digital hasta la gestión interna de expedientes. Adoptar buenas prácticas, herramientas adecuadas y una cultura de seguridad permite asegurar la información de la organización y de las personas.