Por Juan Carlos Pérez Terán 15/08/2024
Con el objetivo de mantener el clima organizacional positivo y una relación sana entre los colaboradores de un equipo de trabajo, tanto de forma horizontal como en la relación de jefe y subordinado, uno de los aspectos más importantes a cuidar es la forma en la que se ofrece y se recibe retroalimentación sobre las acciones, actividades y comportamientos de cada persona.
La retroalimentación entre colaboradores puede ser formal o informal.
La retroalimentación formal se da cuando al personal de un área o departamento de la empresa se le solicita evaluar a sus compañeros de trabajo, ya sea como una mera opinión de las actividades desempeñadas o como parte de la evaluación 360, recordando que los compañeros de trabajo son uno de los elementos que realizan esta evaluación.
Existe también la retroalimentación informal. Es cuando de manera proactiva y presumiblemente con el objetivo de ayudar a mejorar las actividades de un compañero de trabajo, alguien con buena relación personal, tal vez en una relación de confianza o amistad, tiene el acercamiento para sugerir una mejor forma de realizar ciertas actividades o mejorar el comportamiento de alguien en la organización.
Como la mayoría de las actividades informales en el relacionamiento organizacional, como el liderazgo informal, el feedback se da de forma natural y de buena fe, sin presiones y de forma propositiva. Es el feedback más honesto.
Tanto en el feedback informal como en el formal, hay que cuidar elementos que no friccionen y desgasten una relación laboral, por el contrario, se debe cuidar los elementos propositivos que fomenten una mejora continua tanto en el desempeño de las actividades como en el relacionamiento de los individuos, ya sean compañeros de trabajo, o la relación de jefe y colaborador.
Cuando se ofrece un feedback hay que cuidar el entorno.
Es necesario un lugar alejado del ruido y distracciones, que permita una conversación clara para asegurar el entendimiento del mensaje.
También es importante considerar la territorialidad. Es distinto revisar el proceso de feedback en el territorio de la persona que lo va a recibir o de quien lo va a proporcionar.
Las personas solemos sentirnos más cómodos en nuestro territorio. Esto puede provocar que la persona que está recibiendo el feedback se sienta invadido y tome una postura a la defensiva, por ejemplo, en su lugar de trabajo.
Por el contrario, realizarlo en el territorio de quien va a realizar el feedback puede provocar que la persona que lo recibirá se sienta intimidado y no tome los comentarios con la objetividad necesaria.
Es importante buscar un lugar neutral.
Hay quienes buscan un lugar fuera de las instalaciones de la empresa, o dentro, pero en un lugar neutro como una sala de juntas.
Es importante solicitar y obtener el permiso de la persona a quien le ofrecemos la oportunidad de darle nuestra opinión. Aunque no es necesario realizarlo de forma explícita cuando quien va a dar el feedback es un superior en la línea de reporte, iniciar aclarando que el objetivo es ayudar a la persona para mejorar su desempeño sería una buena forma de disminuir la tensión y crear un rapport.
Iniciar con los aspectos positivos abre la conversación. Quien recibe la retroalimentación positiva abre la mente y se genera empatía. Definitivamente nunca se debe comenzar con los aspectos negativos. Frases como “Haz hecho un buen trabajo” o “Veo que te has estado esforzando”, son ejemplos de cómo iniciar la conversación.
Definitivamente eliminar, por completo, las conjunciones coordinantes adversativas que desacreditan los argumentos positivos dichos anteriormente, tales como “pero”, “sin embargo”, “aunque” o similares tienden provocar un sentimiento de defensa en las personas.
◉ “Haz hecho un buen trabajo, pero no ha sido suficiente”. En lugar de esto se podría decir “haz hecho un buen trabajo y lo reconozco. Es importante continuar así”.
◉ “Veo que te has estado esforzando, sin embargo, el resultado sigue igual”. Mejor “veo que te has estado esforzando y te sugiero reforzar estos puntos para lograr el objetivo”.
También se deben evitar totalmente los adjetivos como “obvio”, “evidente” y similares. Pueden ser agresivas denostando el conocimiento y capacidad de discernir en las personas que, al final, también pueden provocar una reacción de defensa.
◉“Lo que comentaste es obvio…”. Cambiarlo por “hiciste una correcta observación…”
Encontrar las palabras positivas y eliminar las negativas; en lugar de “hiciste mal…” decir “podrías mejorar…”
Terminar ofreciendo nuestro apoyo y sugerir oportunidades, conseguirán mejorar el proceso de feedback y mantendrán positivas las relaciones entre los individuos de la organización.
Sin que sea parte del proceso de feedback, es importante reforzar el mensaje a quienes tienen personal a su cargo que las correcciones siempre se realizan en privado, y en público se realizan los elogios.
Realizar las correcciones en público sólo merma la confianza de la persona corregida haciendo evidente una equivocación y crea un sentimiento de temor e incertidumbre entre el resto del grupo.
Por el contrario, realizar un elogio en público mejora la autoestima de la persona reconocida y aumenta la motivación del resto del equipo.
Adicionalmente, si eres quien recibe el feedback, hay que cuidar de no caer en las justificaciones de por qué se realizaron las acciones en cuestión. En el entendido de que quien nos ofrece un feedback lo hace de forma positiva, propositiva y con el objetivo de ayudarnos a mejorar, lo que está haciendo es compartirnos el punto de vista con el que el entorno nos percibe. Esa opinión es muy válida y hay que respetarla.
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